Manejo de Bases de Datos

El día de hoy, la Superintendencia de Industria y Comercio publicó para comentarios el Proyecto de Circular mediante la cual se modificaría la Circular Única de esta entidad en lo relacionado con el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD-, teniendo en cuenta lo señalado por el Decreto 090 de 2018, por el cual se modificaron los plazos de registro de bases de datos personales.

De esta manera, las disposiciones contenidas en la citada iniciativa aplicarían a los responsables del tratamiento de datos personales, es decir, aquellas sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y personas jurídicas de naturaleza pública.

Así, los Responsables del tratamiento antes mencionados deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD- la siguiente información, además de la establecida mediante el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015:

1. Información almacenada en la base de datos.

2. Medidas de seguridad de la información.

3. Procedencia de los datos personales.

4. Transferencia internacional de datos personales.

5. Transmisión internacional de datos personales.

6. Reporte de novedades.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.26.3.1 de la sección 3 del Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, dicha inscripción se debe llevar a cabo en los siguientes plazos:

1. Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deben realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018.

2. Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deben realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018.

3. Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deben realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019. A cada base de datos se le asignará un número de radicado una vez se finalice el procedimiento de inscripción.

Así mismo, los Responsables de Tratamiento que de conformidad con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018, están obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información registrada, así: (i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. (ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020.

Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los responsables del tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se debe realizar en el segundo semestre de 2019 con la información que corresponda al primer semestre de 2019.

De este modo, y dada la importancia de que esta iniciativa reviste, respetuosamente solicitamos nos hagan llegar sus comentarios a más tardar el 22 de marzo.

En Cardona & Consultores Asociados le asesoramos con todo lo relacionado al manejo de sus datos . Escríbanos a gerencia@cardonayconsultores.com o solicite una asesoría aquí